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Saber gerir um projeto é o ponto crucial para o sucesso dele. Saber utilizar as ferramentas corretas, escolher os membros que estarão envolvidos, cuidar para que os prazos sejam cumpridos, oferecer o suporte para a realização do mesmo e o mais importante, saber qual metodologia aplicar para garantir o bom funcionamento de todos estes itens.
Em uma gestão tradicional de um projeto, o planejamento é o foco principal. São planejadas todas as etapas, todas as ferramentas, os recursos, as funções, os prazos, ou seja, tudo que envolve o projeto do início ao fim é planejado com antecedência e executado até o término, havendo pouca ou nenhuma flexibilidade para mudanças ao longo da etapa de execução. Sendo assim, o cliente vai ter contato apenas com o produto final.
Se o produto final ou serviço não necessita de flexibilidade em sua produção, não possui necessidade de alterações em sua estrutura durante o processo ou melhor, não é viável que haja mudanças em sua fabricação ou realização, como a produção de uma liga metálica por exemplo, onde a gestão tradicional é ideal.
Agora imagine uma situação em que o cliente tem uma ideia de um produto ou serviço que ele precisa, mas não possui conhecimento claro sobre como este produto ou serviço deve ser ao estar pronto. Sua empresa planeja todo o processo seguindo a solicitação do cliente, executa e na entrega o cliente percebe que não era do jeito que ele gostaria, que o produto idealizado não cumpre o que ele precisa na prática ou simplesmente pela falta de conhecimento, as informações passadas por ele não foram suficientes para que o produto final ficasse do jeito que ele idealizou. Nesta situação, a gestão tradicional se torna ineficaz, gerando um grande problema ao cliente e a sua empresa.
Para projetos como este, seria ideal a utilização de uma Gestão Ágil, pois sua empresa não corre o risco de entregar um produto diferente daquele idealizado pelo cliente. Simplesmente pelo fato de que o cliente é membro ativo do projeto. Como será visto nos tópicos seguintes, a Gestão Ágil propõe focar em entregas de valor com alta flexibilidade, onde o cliente tem total liberdade em solicitar as mudanças necessárias para o produto ou serviço, fazendo com que a entrega final seja exatamente como ele imaginou.
Gestão Ágil é melhor que a Tradicional?
A Gestão Tradicional e a Gestão Ágil possuem propostas distintas, seguindo metodologias únicas para a execução de um projeto. É incorreto afirmar que uma é melhor que a outra, pois se trata de um conjunto de técnicas as quais irão se adaptar melhor à espécie de projeto em questão. Como dito anteriormente, em um projeto onde não é viável realizar mudanças durante a execução, a Gestão Ágil se torna ineficaz, enquanto a Gestão Tradicional supre perfeitamente as necessidades. Já em projetos que necessitem de maior flexibilidade, onde há maior customização, a Gestão Ágil é mais indicada, justamente por oferecer recursos que permitam mudanças durante o processo.
O que é Gestão Ágil?
A Gestão Ágil se baseia no princípio de entregas de valor. Diferente da metodologia tradicional, onde o planejamento é o mais importante, nesta metodologia as entregas ao cliente são fundamentais. Mas como isso funciona? Este modelo opera com a colaboração total do cliente, onde ele se torna membro ativo do projeto. Desta forma, durante o processo de execução, a equipe do projeto buscará realizar as entregas de valor de cada tarefa do projeto, para que o cliente avalie e determine se está da forma como ele precisa ou se devem ser realizadas mudanças.
Portanto, seguir um plano engessado de produção não é necessário, mas sim ter a agilidade para responder às mudanças solicitadas pelo cliente. Logo, as interações entre as pessoas envolvidas no projeto se tornam mais relevantes do que as ferramentas e processos utilizados, pois são através destas interações que o produto ou serviço irá tomar forma.
Scrum
O Scrum é uma estrutura baseadas nos princípios ágeis. Ele é uma metodologia própria, porém baseada nos conceitos da Gestão Ágil. Esta estrutura possui alguns princípios que serão abordados nos próximos tópicos como: backlog, sprint, equipe scrum, scrum master e dono do produto.
O fluxo de um projeto Scrum funciona da seguinte maneira. O dono do produto apresenta a ideia a equipe scrum, e esta ideia é transcrita na declaração de visão do projeto, que é um documento no qual irá conter a descrição detalhada do projeto. A partir da visão do projeto, cria-se o backlog do produto, que é um compilado dos requisitos para a entrega do produto final, ou seja, as especificações que o cliente deseja, também chamadas de história de usuário. A partir dos requisitos, começa-se a organizar as Sprints ou interações com o dono do produto, criando-se o backlog da Sprint, que é o que deve ser feito para entregar na próxima Sprint (reunião com o dono do produto).
Após definir o que deve ser feito, planeja-se a execução, definindo o tempo até a Sprint, ou seja, o tempo até a interação com o dono do produto e a entrega (produto ou incremento). Neste período de execução até a Sprint, são realizadas reuniões diárias para verificar o andamento do projeto e se há algum empecilho que possa atrasar a entrega. Após a Sprint, caso o dono do produto esteja satisfeito, planeja-se o backlog da próxima Sprint baseado no próximo requisito do produto. Se ele solicitar mudanças, o backlog da próxima Sprint será focado em realizar tais mudanças. Este ciclo entre backlog da Sprint e Sprints se repete até a conclusão do projeto.
Dono do produto
Pode ser o cliente ou um representante das partes interessadas, que entenda tudo sobre o produto solicitado. O dono do produto é responsável por definir os requisitos do produto (histórias de usuário) e irá transmiti-los à equipe scrum, mantendo o backlog do produto atualizado. Faz parte da função do dono do produto, aceitar ou rejeitar as entregas durante os Sprints, especificando as mudanças que devem ser realizadas, caso necessário.
Scrum Master
Diferentemente da Gestão Tradicional, o Scrum não utiliza uma organização centralizada, com um líder ou diretor de projetos que define o planejamento, as funções, tarefas e execução do projeto. A equipe scrum tem total autonomia para definir seus horários, tarefas, funções etc. Na metodologia Scrum, utiliza-se o Scrum Master, que é um facilitador, ou seja, uma pessoa que domina completamente o método e estará encarregada de garantir que o projeto ocorra da melhor maneira possível, respeitando os prazos e impedindo atrasos, garantindo o sucesso do projeto. O Scrum Master será responsável por remover todos os impedimentos do projeto, assegurando o ambiente mais favorável, buscando as ferramentas necessárias para a equipe scrum e resolvendo os possíveis problemas que possam atrapalhar o andamento do processo.
Equipe Scrum
Trata-se da equipe que irá desenvolver o produto. É necessário que a equipe scrum seja composta de 5 a 9 membros que possuam as competências necessárias para realizar as entregas. Enquanto o dono do produto define os requisitos prioritários, a equipe scrum define quais podem ser feitos durante a Sprint e os prazos de entrega. A equipe scrum precisa ser auto-organizada, pois eles têm total autonomia para conversar e decidir quem resolve o que, compartilhar informações e decidir os caminhos de execução do projeto.
Papéis não-essenciais
São aquelas partes interessadas ou envolvidas no projeto, mas não comprometidas com a execução deles. Essas pessoas podem se envolver eventualmente na execução do projeto, mas não participam ativamente do processo e não fazem parte da equipe scrum.
Scrum dos Scrums
Em projetos muito grandes, os processos podem ser divididos entre várias equipes scrum, cada uma com seu scrum master. Então designa-se uma função chamada scrum master chefe, que vai se reunir junto aos scrum masters das equipes scrum para discutir o andamento de cada subprojeto, buscando facilitar todo o processo produtivo e garantir que os processos ocorram coordenadamente, para que haja harmonia nas entregas durante os Sprints.
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