O que é o Programa 5'S, qual é sua importância e como aplicar

No mundo “VUCA” (volátil, incerto, complexo e ambíguo) em que vivemos hoje, ter uma ferramenta de organização e uma sistemática bem estruturada é essencial para as empresas que querem ser competitivas no mercado. Para isso, uma forma muito recomendada e utilizada é o Programa 5S, o qual promove um ambiente limpo, integrado, organizado e saudável, além de trazer resultados organizacionais eficazes e melhor desempenho entre os colaboradores. Ele promove a ordem sistêmica do ambiente, compreendendo desde a disposição dos móveis até a organização do seu computador.

Este compreende 5 sensos, os quais estão diretamente interligados de forma que um não funciona sem o outro.

São esses:

- Seiri, senso de utilização;

- Seito, senso de organização;

- Seiso, senso de limpeza;

- Seiketsu, senso de padronização;

- Shitsuke, senso de disciplina.

Utilização ou seleção (seiri)

Esse primeiro senso tem como significado a palavra “uso”, ou seja, selecionar tudo aquilo que realmente é utilizado e tem importância para o processo, tornando o ambiente de trabalho o mais útil e menos poluído possível. A ideia é eliminar ou afastar tudo aquilo que não se faz realmente necessário pois, muitas vezes, mesmo que algo ali parado próximo ao nosso espaço de trabalho pareça inofensivo, ele atrapalha de alguma forma. Então, o ideal é deixar ao alcance apenas as ferramentas realmente necessárias. Algumas perguntas como: “Nós precisamos disso?”; “O que deve ser jogado fora?”; “Onde isso será útil?”, podem ajudar.

Não apenas aos objetos, mas esse senso diz respeito também às etapas de produção, quando falamos sobre a empresa como um todo. É essencial analisar e decidir quais etapas de produção são fundamentais para chegar ao produto final. Uma ótima maneira para se fazer isso é por meio de um Mapeamento de Processos.

Assim, como consequência desse senso, tem-se: melhor controle dos estoques, redução de custos dos itens, facilidade de limpeza e ganho de espaço.

Organização (Seiton)

Seiton diz respeito à organização e praticidade na hora de alocar as coisas. Um local bem organizado de forma que os itens fiquem próximos ao local no qual serão utilizados – na linha de produção, por exemplo as matérias primas devem ficar ao lado das máquinas que irão utilizá-las. Já aqueles que não são utilizados com tanta frequência devem ser guardados em armários ou estantes com identificação, para que não só quem os opera consiga encontrá-los facilmente, mas também terceiros que possam eventualmente precisar. Para a organização de ideias e insights a organização pode ser feita por meio do uso de quadros, lousas, painéis e os tão amados post-its, faça uso ilimitado deles. Colocar o Seiton em prática trás mais facilidade na localização das ferramentas, diminuição de deslocamento e economia de tempo na sua rotina.

Limpeza (Seiso)

Como cada senso se complementa de forma mútua, o seiso completa os dois anteriores. Uma vez que o ambiente está organizado e apenas com as ferramentas mais utilizadas ao seu alcance, é necessário mantê-lo limpo. Mais do que limpar a todo momento este local, o terceiro senso diz respeito à manutenção da limpeza, afinal, o ambiente mais limpo não é aquele que está em constante limpeza, mas sim o que se mantém limpo e organizado. Dessa forma, para que a sujeira não seja um fator recorrente, se faz necessária a análise de onde vem essa sujeira. Assim, benefícios como aumento da produtividade, redução dos acidentes de trabalho e melhor conservação dos equipamentos se fazem visíveis.

Padronização (Seiketsu)

Para que tudo o que foi feito nos três processos anteriores não seja perdido é necessário padronizar os processos e estabelecer regras para que todos apliquem os sensos em suas rotinas. Para isso, é interessante fixar placar, normas e utilizar formas de iluminação a fim de fixar os pontos essenciais dessa nova rotina, por exemplo: “Como deve ser feito?”; “Onde deve ser realizado?”; “Em quais condições?”.

Disciplina (Shitsuke)

Por fim, o senso que amarra todos os outros: O Shitsuke. Esse senso foca na disciplina, ou seja, fazer dos outros 4 sensos um hábito, uma rotina. Incorporar esse processo como uma mentalidade de vida para que assim o cumprimento de todos os outros senso seja garantindo. A ideia é não se sentir obrigado a praticar o programa 5S no trabalho e na vida, mas se moldar de forma a praticá-lo naturalmente e, assim, sempre manter um ambiente com apenas ferramentas úteis, organizado, limpo e padronizado. Sendo assim, obtém-se maior qualidade e produtividade no trabalho e na vida pessoal, maior facilidade de resolver problemas, economia de tempo e diminuição das falhas.

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