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Muitos empreendedores costumam tratar dos problemas de suas empresas, apenas quando os mesmos aparecem. Esse processo gera uma falsa sensação de que os problemas estão sendo resolvidos. No entanto, ao passar do tempo essas dificuldades tendem a aumentar. Uma maneira de diminuir esses erros é através de um diagnóstico empresarial.
O diagnóstico empresarial é uma metodologia de avaliação de todos os processos da empresa, incluindo vendas, marketing, financeiro, gestão de pessoas e outras áreas presentes. Com um entendimento mais aprofundado das áreas, é possível identificar as fraquezas da empresa, como por exemplo: falta de um atendimento pós-venda, mau controle de estoque, estratégias de marketing ineficientes, entre outros.
A partir do diagnostico empresarial, a empresa pode resolver os problemas de maneira mais prática e direcionada, evitando gastar tempo com itens pouco relevantes.
Quais os benefícios de fazer um diagnóstico empresarial?
Entender as áreas de maior importância em seu negócio
Nem todas as empresas tem o conhecimento disso, no entanto cada instituição possui sua área mais importante e esse conhecimento permite a elaboração de planos de ação e estratégias baseadas nessa prioridade.
Comparar o desempenho atual
Com o diagnóstico pode-se comparar o desempenho atual da empresa com o desempenho mínimo recomendado e com o desempenho mínimo desejável. Em um ambiente controlado é desejável que a empresa esteja acima de ambos, no entanto, caso não se encontre é possível realizar um planejamento para contornar essa situação. Uma vez que a ferramenta permite identificar os pontos que precisam de uma maior atenção e os que podem esperar um pouco a mais.
Descobrir o grau de maturidade da sua empresa
Com essa identificação da sua empresa, é possível observar o nível que a instituição se encontra, se ainda é amadora ou já está madura e consolidada. Essa compreensão permite estabelecer novas estratégias para o negócio.
Entender onde estão os erros e o que são eles
Com o entendimento melhor de todos os processos internos da empresa, é possível saber onde estão os erros e o que a empresa está deixando de realizar para alcançar um novo patamar. Permitindo assim, tomar decisões estratégicas mais assertivas.
Como fazer um diagnóstico empresarial?
É um processo que pode ser dividido em quatro etapas.
1º Etapa- Coleta de informações
O primeiro passo para realizar o diagnóstico é a coleta do máximo de informações sobre todas as atividades da organização. Um método eficiente para a coleta é através de entrevistas, que devem ser realizadas com os gestores, supervisores e os demais colaboradores de cada área. Essas entrevistas devem seguir um roteiro de perguntas pré-estabelecidas, com o intuito de exemplificar a real situação do setor.
Outro método que pode ser utilizado para a coleta dessas informações, são os relatórios periódicos de cada área. Nesses documentos estão presentes as informações relevantes sobre procedimentos, tomada de decisão e os resultados obtidos.
Além disso, pode-se utilizar a análise SWOT para conhecer melhor o seu negócio. Ela é uma ferramenta que proporciona um diagnóstico completo da situação da própria empresa e dos ambientes que estão ao seu entorno, de modo que são traçados os pontos fortes e fracos da instituição.
2º Etapa- Análise de dados
Após a fase de coleta, inicia-se a organização e a análise das informações obtidas. É importante transformar esses dados em planilhas, mapas e gráficos, deste modo, será mais fácil à interpretação dos dados.
3º Identificação dos problemas
Ao realizar as fases anteriores com sucesso, se torna fácil identificar os pontos que necessitam uma melhoria, de modo que as raízes dos problemas são identificadas.
Uma ferramenta que auxilia nessa etapa é o diagrama de Ishikawa. Essa ferramenta da qualidade ajuda a levantar as causas-raízes de um problema, analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo. Um problema é considerado um efeito de uma causa, por isso, o diagrama de Ishikawa divide o problema em 6 possíveis causas: Meio ambiente, material, mão de obra, método, máquina e medida.
Meio ambiente: O problema pode estar no ambiente externo e interno à empresa. Como por exemplo, a poluição, intempéries, falta de espaço, layout incorreto.
Material: O problema está no material que está sendo utilizado, por esse motivo é imprescindível uma boa escolha de seus fornecedores.
Mão de obra: Funcionários mal treinados, incapacitados, sem qualificação ou desmotivado podem prejudicar os resultados.
Máquina: Muitos problemas podem estar sendo ocasionados pelo mau funcionamento de um equipamento.
Medida: O problema pode estar em uma medição que foi feita errado ou que se deixou de fazer.
4º Plano de ação
Após identificar os problemas e suas causas é necessário realizar o planejamento das estratégias e ações necessárias para otimizar as áreas e setores que necessitam atenção. Essa etapa deve ser realizada em conjunto com os gestores, líderes e gerentes, para que as soluções propostas sejam eficientes e capazes de direcionar a empresa ao atingimento de seus objetivos.
Muitas instituições possuem dificuldades para realizar o diagnostico organizacional, devido ao investimento de tempo que é necessário e qualificação necessária para o serviço. Nesse caso, pode-se optar pela terceirização, contratando uma empresa de consultoria.
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